İş yeriniz ister çok sayıda çalışanı olan yeni bir bina isterse henüz genişletilmemiş eski bir tesis olsun, optimizasyon için bazı temel kurallara uymanız gerekir. Ofis düzeninin verimliliği, personel memnuniyeti ve üretkenliği üzerinde önemli ölçüde etkili olabilir. Masayı nereye koyacağınızı bilmek, ofis alanınızı iyileştirmenin yalnızca bir parçasıdır; ofis optimizasyon süreci, tüm unsurlar dengelendiğinde en iyi şekilde sonuç verir.

Bir ofisin dört yönünün optimize edilmesi gerekir: Rahatlık, iş birliği, çalışan talepleri ve teknoloji. Ancak her bir kategori için gereksinimleri karşıladığınızda optimum çalışma alanına sahip olursunuz. Yüksek verimli bir ofis, aşırı uyarıcı olmayan hoş görsellere sahip olmalıdır. Ayrıca iyileştirilmiş bir ofis, rahat olmakla birlikte, özgür hareket imkanı da tanır. Verimli bir iş yerinde hem işverenin hem de çalışanların gereksinimleri karşılanır. Ofis alanını optimize etmek neredeyse imkansız gibi görünse de aslında başarılabilir bir durumdur. İşte açık ofis optimizasyonunu en iyi şekilde yapmak için 5 ipucu:

1. İdeal yöneticiyi seçin: İşin yapılmasını sağlamak, girilen zahmetten daha önemlidir. Ancak en iyi yöneticiler, zaman değiştikçe bu eskimiş senaryoyu geride bırakmışlardır. İş dünyası kuşkusuz bir koşuşturmadır. İdeal açık ofis yöneticisi, bu koşuşturma sırasında azim ve nezaket arasında bir denge kurmalıdır. Nihayetinde sonuçları ego değil empati üretir. İdeal açık ofis yöneticisi, önemli ölçüde kişisel çaba sarf ederken görevleri nasıl atayacağını da bilir. Altlarındaki kişilerle fiziksel ve duygusal bir bağ kurarlar. Kendileri hakkında çok fazla görüş belirtmekten veya dedikodu yapmaktan kaçınırlar.
2. En iyi çalışanları seçin: Her ne kadar neşeli dışa dönük kişiler açık ofis için daha bariz bir seçim olsa da bir firmanın grup halinde çeşitli kişiliklere sahip olması iyi bir sonuç verecektir. Personel çeşitliliğini destekleyen şirketlerin daha fazla para kazanmasının nedeni, farklı insanların ortaya farklı fikirler atacak olmasıdır. Bir gülümseme ve zeki bir kişilik bazı işe alım amirlerini etkilese de motivasyon, güvenilirlik ve merak daha önemlidir. Meraklı ve güvenilir bir kişiyi biraz daha dışa dönük hale getirmek, güvenilmez ama dışa dönük birini güvenilir ve meraklı hale getirmekten daha kolaydır.
3. Karar yorgunluğu ve tükenmişliğin üretkenlik üzerindeki etkisini kabul edin: Çalışanlar mutsuz olduğunda üretkenlik de zarar görür. Akşamdan kalma olmak, trafiğin tıkanması veya işten sonra yapılan bir eleştiri gibi küçük sorunlar, üretkenliği engelleyebilir. Depresyon ve anksiyete gibi iz bırakan içsel sorunlar ise üretkenliği önemli ölçüde azaltır. Çalışanlar arasında stres ve depresyona ne sebep olur? Tükenmişlik ve hapsolmuşluk hissi, herhangi bir iş yerinde olabilir; ama özellikle açık ofislerde, çalışanların zihinsel ve duygusal refahına büyük önem verilmelidir. Beyin, çok fazla çalışmaktan önemli ölçüde etkilenir ve kronik uykusuzluk gibi sorunlar ortaya çıkabilir. Bu durum ileride daha da kötüleşebilir. Dolayısıyla bu sorunları tanımanız ve bu problemlerin iş yerinde yaşanmasını önlemek için daha fazla adım atmanız gerekir.
4. Çalışanlarınıza güven ve kontrollü bağımsızlık hissi verin: Açık ofislerde iş arkadaşlarının sürekli varlığı, çalışanlar üzerinde baskı yaratır. Emir yağdırarak bu baskıyı daha da artırmak gereksizdir. Mümkün olan her durumda stresi azaltın. Çalışanlar arasında üretkenliği talepler değil yöntemler artırır. İyi yönetilen bir açık ofis çeşitli şekillerde daha az düzen anlamına gelse de personele belli bir yapı verin - daha az toplantı, daha az otoriter liderlik ve daha fazla bilgi alışverişi gibi. Hem refah hem de üretkenlik, günlük rutinlere bağlıdır.
5. Ayrı bir odada gerektiği kadar mola verilmelidir: Çalışanlar zihinlerini dinlendirmek için mola verebilmelidir, ancak tam olarak ne mola olarak sayılır? Bireylerin masalarında çalışmadıkları için kendilerini suçlu veya halsiz hissetmelerine neden olabilir. Ayrıca, çalışırken mola vermek verimsizliği teşvik eder. İşi yemek yemek, internet videoları izlemek ve kişisel aramalar yapmak gibi kişisel faaliyetlerle birleştirmek iyi bir fikir değildir. Çalışanlarınızı değişiklik yapmaya teşvik edin. Personellerinizi kişisel eşyalarını gerektiğinde erişebilecekleri bir dinlenme odasında bulundurmaları için destekleyin.

Pozitif Bir İş Yerinin Değeri

Üretken ve verimli bir iş yeri yaratmak söz konusu olduğunda, ofis alanınızı iyileştirmenin ne kadar büyük bir fark yaratabileceğine şaşırabilirsiniz. İnsanların çalışma alışkanlıkları büyük ölçüde değiştikçe, alanların planlanma şeklinin de değiştiğini unutmamak çok önemlidir.

Eskiden bir iş yeri trendi olarak görülen açık ofis alanları artık bir standart haline geldi. Günümüzde Amerika Birleşik Devletleri’ndeki ofislerin yaklaşık %70’i açık alanlardan oluşuyor. Destekçiler, bu tasarımın iş birliği için daha önemli fırsatları teşvik ettiğini, şeffaflığı artırdığını, e-postaları ve telefon görüşmelerini azalttığını ve iş arkadaşları arasında daha güçlü ilişkileri teşvik ettiğini ileri sürüyor. Maliyetlerin azaltılması ve bir kuruluşun Y kuşağı için cazibesinin artırılması da açık ofisin diğer avantajları olarak sıralanabilir. Bu noktada açık ofislerin değerinin günümüzde yüksek talep gördüğü ve işverenler ve çalışanlar olarak mümkün olduğunca pozitif çalışma ortamları yaratmamız gerektiği söylenebilir.